汽車配件管理手冊

汽車配件管理手冊
主要內(nèi)容

一、 崗位設(shè)定、人員配備
二、 部門職能及崗位職責
1、配件部部門職能
2、配件經(jīng)理崗位職責
3、計劃員崗位職責
4、采購員崗位職責
5、庫管員崗位職責
   6、調(diào)度員崗位職責
   7、配送員崗位職責
   8、銷售員崗位職責
三、 工作流程及細則
1、庫房管理細則
2、配件計劃流程（附流程圖）
3、配件采購流程（附流程圖）
4、配件提貨流程（附流程圖）
   5、配件入庫流程（附流程圖）
   6、配件庫房管理流程（附流程圖）
   7、配件出庫流程（附流程圖）
   8、配件配送流程（附流程圖）
   9、配件零售及領(lǐng)料流程（附流程圖）
10、配件報損申報流程（附流程圖）
一、崗位設(shè)定、人員配備
           

注：根據(jù)經(jīng)營規(guī)模，采購員、調(diào)度員、配送員可設(shè)為兼職。
二、崗位職責
 服務(wù)經(jīng)理職責（配件方面）
1、負責完成集團公司下達的配件銷售和利潤指標以及工廠下達的配件銷售任務(wù)。
2、合理控制配件庫存，加快資金周轉(zhuǎn)速度，減少庫存積壓，不斷提高配件經(jīng)營水平。
3、做好配件的供應(yīng)、批售及配送工作。
4、負責內(nèi)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)和溝通。
5、根據(jù)配件經(jīng)營的實際需要，合理配置人力資源；
6、明確公司本部在配件經(jīng)營上的業(yè)務(wù)發(fā)展方向和業(yè)務(wù)范圍；
7、建立良好的工作環(huán)境，不斷提高服務(wù)質(zhì)量、競爭力，樹立良好的品牌形象。
8、負責完成集團公司交辦的其他工作。

 配件主管
㈠任職條件
1、 有相當大專以上的學歷。
2、有二年以上的汽配相關(guān)經(jīng)驗，具有一定的管理知識，熟悉目前汽配市場行情。
3、有較強的組織能力和協(xié)調(diào)能力及事務(wù)處理能力。
4、熟練使用計算機，有一定的財務(wù)知識。
㈡崗位職責
1、負責廠家下達的配件銷售任務(wù)、集團公司下達的配件銷售任務(wù)及利潤指標的完成；
2、根據(jù)公司的經(jīng)營目標及整體運作方式，合理制定配件的營銷政策，并付諸實施
3、督促工作人員做好配件的經(jīng)營和管理，合理調(diào)整庫存，加快資金周轉(zhuǎn)，減少滯銷品種。
4、協(xié)調(diào)計劃、采購、調(diào)度、入庫、配送和庫管（各）崗位（之間）的工作關(guān)系，明確工作流程，保證各環(huán)節(jié)工作的暢通，不斷提高配件供應(yīng)的滿足率、準確率、完好率。
5、協(xié)調(diào)同其它業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，確保維修業(yè)務(wù)及其它配件銷售業(yè)務(wù)的正常開展。負責處理由于配件質(zhì)量引起的投訴事宜。 
6、配合公司本部參與激勵制度的制定，并負責配件從業(yè)人員的業(yè)績考核及業(yè)務(wù)培訓。
7、定期組織召開周例會，總結(jié)成績，克服不足；
8、完成公司交辦的其他工作。
 配件計劃員
㈠任職條件
1、中專以上學歷。
2、具有兩年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗，熟悉汽車配件，并能熟練使用計算機進行操作。
3、對汽配市場信息較敏感，工作踏實，責任心強。
4、熟悉倉庫管理或（及）物流管理，有一定的財務(wù)知識。
㈡崗位職責
1、配合部門經(jīng)理完成廠家下達的配件銷售任務(wù)、集團公司下達的配件銷售任務(wù)及利潤指標。
2、計劃員應(yīng)與廠家、供貨商保持良好供求關(guān)系，了解掌握市場信息。
3、掌握配件的現(xiàn)有庫存和保險儲備量，適時作出配件的采購計劃和呆滯配件的處理方案，熟悉維修業(yè)務(wù)對配件的需求，確保業(yè)務(wù)的正常開展。
4、 用量大的A類件，要實行“貨比三家”的原則，作到質(zhì)優(yōu)價廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，積壓量最小。
5、 根據(jù)供應(yīng)和經(jīng)營情況，適時作出庫存調(diào)整計劃，負責做好入庫驗收工作。對于購入配件質(zhì)量、數(shù)量、價格上存在的問題，作出書面統(tǒng)計，并監(jiān)督采購人員進行異常處理。
6、 負責供貨商應(yīng)付帳款帳目，及時作好微機帳目。負責保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存；臨時管理進貨發(fā)票及運單。負責同財務(wù)、業(yè)務(wù)往來單位的帳務(wù)核對。
7、 及時做好配件的入庫工作，以實收數(shù)量為準，打印入庫單。負責配件相關(guān)的財務(wù)核算及統(tǒng)計工作。
8、 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件采購員
㈠任職條件
1、中專以上學歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗。
2、熟悉汽車配件，并能熟練使用計算機進行操作。
3、對汽配市場信息較敏感，工作踏實，責任心強，正直。
4、熟悉倉庫管理或物流管理。
㈡崗位職責
1、配合部門經(jīng)理完成廠家下達的配件銷售任務(wù)、集團公司下達的配件銷售任務(wù)及利潤指標。
2、對計劃量進行審核，做好計劃的延續(xù)和補充工作，對配件供應(yīng)的及時性、正確性負責。
3、以低成本高品質(zhì)為目標，積極開發(fā)配件配套廠家，降低采購費用，提高采購效率。
4、建立采購供應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案，掌握不同運輸方式的運輸天數(shù)、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。
5、用量大的A類件，要實行“貨比三家”的原則，作到質(zhì)優(yōu)價廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，無積壓。
6、 強采購管理，適時、適量、適質(zhì)、適價，與廠家保持良好的關(guān)系；按計劃采購，特殊情況有權(quán)做臨時調(diào)整。
7、 購過程中，要強化驗貨工作，對配件的品牌、規(guī)格、數(shù)量等都要做到準確無誤，認真完成配件的第一次檢驗工作。
8、 入庫驗收工作中，采購員要協(xié)同計劃員、庫管員作好配件的第二次檢驗工作，對配件質(zhì)量 、品牌、規(guī)格、價格等問題作合理解釋。
9、 負責配件質(zhì)量、數(shù)量的異常處理，及時做好索賠、退貨及退換。
10、對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價，并按采購程序優(yōu)先辦理。
11、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件庫房保管員
㈠任職條件
1、中專以上學歷，有一年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗。
2、具備一定的汽車維修常識，熟悉汽車配件，能熟練操作計算機。
3、工作認真細致踏實，責任心強，吃苦耐勞，正直。
4、熟練庫房管理程序。
㈡崗位職責
1、 入庫前要整理庫房，為新到配件的擺放提供空間。
2、 貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物的數(shù)量，檢查質(zhì)量，同時填寫實收貨物清單（送貨上門），核實無誤后簽字確認。對于有質(zhì)量問題的貨物，保管員有權(quán)拒收。
3、 保管員負責配件上架，按號就座，嚴格執(zhí)行有關(guān)“配件的保管”規(guī)定。
4、 保管員負責根據(jù)核對好的入庫單據(jù)，認真填寫卡片帳，做到帳物相符。填寫卡片帳工作，應(yīng)在當天完成。
5、 在配件的發(fā)放過程中，保管員必須嚴格履行出庫手續(xù)，根據(jù)調(diào)撥員簽發(fā)的出庫申請?zhí)崛∨浼�，嚴禁先出貨后補手續(xù)的錯誤做法，嚴禁白條發(fā)貨。
6、 出庫后，保管員根據(jù)出庫單認真填寫卡片帳，做到帳實相符。
7、 確保庫存準確，保證帳、卡、物相符。庫管員隨時對有出入庫的配件進行復(fù)查。做好配件的月度和季度盤點工作。
8、 因量質(zhì)問題退換回的配件，要另建帳單獨管理，及時督促計劃員進行庫存和帳目調(diào)整，保正庫存配件的準確、完好，督促采購員盡快作出異常處理。
9、適時向計劃員提出配件庫存調(diào)整（短缺、積壓）的書面報告。
10、保管全部與配件的業(yè)務(wù)單據(jù)、入庫清單、出庫清單并歸類存檔。
11、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件調(diào)度員
㈠任職條件
1、中專以上學歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗。
2、熟悉汽車配件，并能熟練使用計算機進行操作。
3、有較強的組織能力和協(xié)調(diào)能力及事務(wù)處理能力。
4、具有一定的財務(wù)知識。
㈡崗位職責
1、調(diào)度員協(xié)同庫房管理員、提貨人（或配送人員）根據(jù)配件出庫清單，驗收出庫貨物。出庫清單可根據(jù)具體庫存情況或提貨人的臨時要求進行調(diào)整，并根據(jù)配件出庫的實際情況補充出庫清單。
2、 調(diào)度員要督促庫房管理員、提貨人（或配送人員）在核實無誤后的出庫清單上簽字認可，確保清單與實物相符。
3、 調(diào)度員負責應(yīng)收帳款帳目和收繳事宜，不得賒銷，一律先收款后付貨，減少不必要的死帳、呆帳。
4、 調(diào)度員負責應(yīng)收款往來帳目，作好微機帳目的處理，及時錄入往來票據(jù)（收款通知、出庫清單、其它收款證明、運輸費用）。保管全部配件業(yè)務(wù)單據(jù)、出庫清單并歸類存檔，負責同財務(wù)、業(yè)務(wù)往來單位的帳務(wù)核對。
5、 調(diào)度員協(xié)同采購員、庫房管理員負責各業(yè)務(wù)往來單位的質(zhì)量件退換工作，并嚴格執(zhí)行“退件規(guī)則”。
6、 隨時向采購員、計劃員反映業(yè)務(wù)上出現(xiàn)的有關(guān)配件質(zhì)量、價格、存貨等問題，并作出書面報告交計劃員。
7、 協(xié)同采購員、計劃員、庫房管理員進行配件驗收入庫工作，及時掌握配件來貨情況，確保不丟失每一份配件訂單。
8、 建立并保持與各經(jīng)營單位的良好合作關(guān)系，對客戶在配件業(yè)務(wù)上提出的質(zhì)疑（質(zhì)量、價格、發(fā)運、往來帳、業(yè)務(wù)咨詢等），作出合理解釋，協(xié)調(diào)解決，確保不丟失每一位客戶。
9、 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
▲ 配件配送員
㈠任職條件
1、中專以上學歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗。
2、熟悉汽車配件，有二年以上的駕駛經(jīng)驗。
3、工作踏實，責任心強，吃苦耐勞，正直。
4、有較強的應(yīng)變能力和溝通能力。
㈡崗位職責
1、 及時準確地將貨物發(fā)送到指定地點。
2、 確保貨物的安全到達，嚴禁出現(xiàn)損壞、遺失的現(xiàn)象。
3、 合理選擇運輸工具和運輸路線，節(jié)省時間、節(jié)約費用，提高工作效率。
4、 對于客戶的提問應(yīng)當作出準確合理地解答，對于自己不能解釋的問題，應(yīng)合理的回避不要給客戶及公司帶來不必要的麻煩。事后應(yīng)積極找出答案。
5、 積極收集有關(guān)的配件信息，尤其是出現(xiàn)的配件質(zhì)量問題，作出及時地反饋。
6、 送貨時，必須帶回有收貨單位主管人簽字的收貨憑證，并協(xié)助收貨方驗收貨物。
7、 向外地發(fā)送貨物時，應(yīng)要求運送方簽字證明。并及時與收貨單位進行聯(lián)系，準確地說出收貨方式、收貨地點及其它應(yīng)說明的情況。確保貨物的安全到達。
8、 及時查詢貨物是否安全到達。
9、 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。
 配件銷售員
㈠任職條件
1、中專以上學歷，有二年以上汽配工作或相關(guān)經(jīng)驗。
2、熟悉汽車配件，能使用計算進行操作。
3、對汽配市場信息較敏感，工作踏實，責任心強。
4、有一定的應(yīng)變能力和溝通能力。
㈡崗位職責
1、熟悉和掌握各類配件品名、編號、價格、性能和用途，對客戶熱情周到，及時準確的滿足每一客戶的需求。
2、 客戶提出關(guān)于配件的問題（質(zhì)量、價格、咨詢等），能及時準確的回答。
3、 嚴格執(zhí)行配件銷售價格，不得私自提價或降價（正常的價格降浮除外）。銷售配件必須開具相應(yīng)的出庫憑證，不準擅自賒帳。
4、 維修領(lǐng)料必須嚴格執(zhí)行維修領(lǐng)料流程，維修工領(lǐng)料必有接車單方可領(lǐng)取配件，且必需交舊領(lǐng)新。不得打白條出庫。
5、 積極收集客戶及維修工反饋回的配件信息，以便計劃員、采購員及時的調(diào)整配件計劃及采購方式。
6、 負責管理柜臺物品和及時補充適銷的配件庫存，及時作出銷售業(yè)務(wù)的配件需求計劃。
7、 出庫和入庫的配件，要及時登卡片帳，確保配件庫存的準確性。
8、 完成部門經(jīng)理交辦的其它工作。
三、工作流程及細則
 庫房管理細則
庫房管理包括配件自入庫至出庫為止的全部過程。在此期間，必須嚴格執(zhí)行配件的驗收、保管、發(fā)放、盤點和舊件回收等制度。
㈠驗收入庫
1、計劃員負責保管到廠的全部進貨明細單；臨時管理進貨發(fā)票及運單。
2、入庫前庫房保管員要整理庫房，為新到商品的擺放提供空間。
3、采購員從貨場提取貨物后，庫管員協(xié)同計劃員、調(diào)度員、采購員進行驗貨，清點數(shù)量，檢查質(zhì)量，完成配件的第二次驗收。
4、采購員核實進貨清單，同時對于送貨上門、臨時采購的要協(xié)同保管員填寫實收貨物清單，核實無誤后雙方簽字；對于有質(zhì)量問題的貨物，保管員有權(quán)拒收。
5、計劃員憑進貨清單打印入庫單，數(shù)量以實收為準（如有價格變動應(yīng)及時調(diào)整）。入庫單一式五份，保管一份，計劃四份（其中二份附進貨發(fā)票及運單轉(zhuǎn)交財務(wù)部門，如票據(jù)未到的，應(yīng)在備查簿中作好登記以備查詢，一份交財務(wù)記帳，一份計劃員留存）。
6、計劃員統(tǒng)計本批貨物的缺件、壞件、劣質(zhì)件以及價高件，并反饋給部門經(jīng)理。采購進行異常處理。
7、保管員負責配件上架，并根據(jù)核對好的入庫單據(jù)，認真填寫卡片帳，做到帳實相符。填寫卡片帳工作，應(yīng)在當天完成。
㈡配件的保管
保證庫存配件的準確，節(jié)約倉位，便于操作，配件的保管應(yīng)科學、合理、安全。
1、分區(qū)分類：根據(jù)配件的車型，合理規(guī)劃配件的擺放區(qū)域。
2、五五擺放：根據(jù)配件的性質(zhì)，形狀，以五為計量基數(shù)做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成包 ,五五成層”。使其擺放整齊，便于過目成數(shù)，便于盤點與發(fā)放。
3、四號定位：按庫號 、架號、層號、位號對配件實行統(tǒng)一架位號，并與配件的編號一一對應(yīng)，以便迅速查帳和及時準確發(fā)貨。
4、建簽立卡：對已定位和編制架位號的配件建立架位簽和卡片帳。架位簽標明到貨日期、進貨廠家、進出數(shù)量、結(jié)存數(shù)量以及標志記錄。
5、凡出入庫的配件，應(yīng)當天進行貨卡登記，結(jié)出庫存數(shù)，以便實貨相符。
6、庫存配件要采取措施進行維護保養(yǎng)，做好防銹，防水，防塵等工作，防止和減少自然損耗。有包裝的盡量不要拆除包裝。
7、因質(zhì)量問題退換回的配件，要另建帳單獨管理，保正庫存配件的準確、完好。
㈢配件的發(fā)放
配件的發(fā)放，必須嚴格執(zhí)行出庫手續(xù)。
1、配件批發(fā)和調(diào)拔由調(diào)度員簽發(fā)出庫申請單。
2、庫管員按調(diào)度員簽發(fā)的配件出庫申請單提取配件（可根據(jù)庫存或提貨人的要求做臨時調(diào)整），嚴禁先出貨后補手續(xù)的錯誤做法，嚴禁白條發(fā)貨。
3、配件出庫，如客戶自提，調(diào)度員應(yīng)協(xié)助保管員和提貨人一同清點貨物，并負責將貨物進行適當包裝交于客戶；如需配送人員發(fā)送，調(diào)度員應(yīng)協(xié)助保管員和配送員一同清點貨物，由配送員進行包裝發(fā)運，并根據(jù)調(diào)整后的配件實際出庫情況補充打印出庫申請單。核實無誤后，三方簽字認可。
4、配送員根據(jù)發(fā)運方式的不同，輕重件易損件要合理進行包裝，提高包裝質(zhì)量，避免運輸過程中損壞配件。
5、出庫單一式五份，提貨人、調(diào)度員、保管員、財務(wù)各一份，月底結(jié)帳一份。配件批售業(yè)務(wù)中現(xiàn)金回款部分，調(diào)度員應(yīng)將出庫清單和現(xiàn)金一同交于收款員，同時簽字并加蓋財務(wù)印章。
6、出庫后，保管員根據(jù)出庫單認真填寫卡片帳，做到帳實相符。
7、收款員、調(diào)度員、保管員必須每日對帳，準確無誤后，收款員填寫日報單，定期送交財務(wù)。
8、對于配件零售業(yè)務(wù)，銷售員待客要態(tài)度端正，言語有禮，嚴格執(zhí)行〈營業(yè)員行為規(guī)范準則〉。認真介紹產(chǎn)品的性能、特點、價格、質(zhì)量及保質(zhì)期等。
9、出售配件時必須當面驗貨（某些不能拆包產(chǎn)品售貨員要講明）。對于某些特殊商品，如電子產(chǎn)品、昂貴電器產(chǎn)品等，要用測試儀測試。雙方認可，以避免糾紛。
10、所有銷售的配件必須開具出庫單（包括零售出庫單、三包領(lǐng)料單、修理領(lǐng)用單），零售出庫單一式四份，顧客一份，保管員一份，其余兩份轉(zhuǎn)交財務(wù)；三包修理領(lǐng)單一式二份，結(jié)算員一份，保管員一份。制單人簽字后，收款員憑出庫單結(jié)算收款，同時簽字并加蓋財務(wù)印章。
㈣盤點
庫存配件的流動性很大，為及時掌握庫存的變化情況避免短缺丟失和超儲積壓，保持帳、卡、物相符，必須進行定期和不定期的盤點工作。
1、庫管員應(yīng)隨時對有出入庫記錄的配件進行復(fù)查。
2、各經(jīng)營單元每月對配件庫存進行一次盤點。
3、每季度進行一次有財務(wù)參與的全面清點。盤點時應(yīng)合理安排配件的出入庫，以確保盤點的準確性，避免發(fā)生重盤、漏盤、錯盤現(xiàn)象。
4、配件盤點過程中，不準以任可理由虛報、瞞報或私自更改帳目。
5、盤點結(jié)束后，由盤點人員填寫盤點報表，對盤盈盤虧的配件且要查明原因，分清責任，作出必要的處理。季度盤點后，進行配件的報損申報工作。
㈤舊件回收及管理
為加強舊件的統(tǒng)一管理，杜絕以舊充新現(xiàn)象，必須嚴格執(zhí)行舊件回收制度。
1、三包、修理領(lǐng)用配件時，配件銷售人員必須在領(lǐng)用人交回相應(yīng)舊件后才可發(fā)放新件（三包舊件交于索賠員，三包外舊件交配件銷售員）。
2、所有收回的舊件要設(shè)專人妥善保管，不得隨地堆放。三包舊件要建帳管理。
3、顧客索要舊件時（三包外維修），舊件管理人員要擦凈、整理后交還顧客。其它舊件，公司將定期作出處理。
（二）計劃流程（附流程圖）
1、計劃員收集缺料信息；
2、計劃員分析、匯總?cè)绷闲畔ⅲ?br />3、根據(jù)庫存和銷售情況，編制期貨計劃或臨時計劃，交由配件主管審核；
4、配件主管審定簽字后，計劃員出具一式三聯(lián)計劃單。一聯(lián)計劃員留存，驗貨用；一聯(lián)交采購員，采購；一聯(lián)交內(nèi)勤，附付款通知書進行付款審批。
（三）采購流程（附流程圖）
1、采購員依據(jù)計劃單進行采購；
2、市內(nèi)現(xiàn)金采購：通知內(nèi)勤，內(nèi)勤依據(jù)計劃單、付款通知書進行付款審批，辦理相關(guān)手續(xù)；
3、市內(nèi)賒購：供貨商送貨的，貨物由保管員驗貨接收并開出收貨單二聯(lián)進入入庫程序；
需自提的采購員到供貨商處提貨進入提貨程序
5、市外現(xiàn)金采購：依據(jù)進貨計劃單、付款憑證聯(lián)系供貨商發(fā)貨。完成后，付款憑證及時交回計劃員；
6、 市外賒購：依據(jù)進貨計劃單聯(lián)系供貨商發(fā)貨。
7、 到貨后由采購員提貨進入提貨程序。
（四）提貨程序（附流程圖）
1、采購員將收到的發(fā)票交計劃員，計劃員登帳后，交財務(wù)進入記帳程序。
2、采購員依據(jù)提貨單提貨，依據(jù)發(fā)貨清單驗收貨物，完成配件的第一次驗收；
3、驗收后，將貨物、發(fā)貨清單交庫管員進行配件的第二次驗收；
4、如在第一次驗收中發(fā)現(xiàn)問題，與保險公司、運輸部門聯(lián)系索賠。
5、予以索賠：索賠單據(jù)上交計劃員，計劃員進行帳務(wù)處理后上交財務(wù)；不予索賠：整理書面報告上交配件主管，配件主管上報服務(wù)經(jīng)理。
（五）入庫程序（附流程圖）
1、庫管員、采購員持發(fā)貨清單、裝箱單，計劃員持計劃單，共同進行配件的第二次驗貨；
2、供貨單位送貨上門，庫管員開具一式兩聯(lián)收貨單，一聯(lián)留存、一聯(lián)交計劃員打印入庫單。
采購員自提，驗收后，計劃員依據(jù)驗貨單打印入庫單；
入庫單一式五聯(lián)，一聯(lián)交保管員登帳進入庫房管理程序；其它四聯(lián)由計劃員分配，一聯(lián)計劃員留存進行帳處理，一聯(lián)交財務(wù)，二聯(lián)配發(fā)票也交財務(wù)進入記帳程序；
4、貨物驗收不合格，計劃員制一式兩聯(lián)差損單，一聯(lián)交計劃員、一聯(lián)交采購員；
5、采購員依據(jù)差損單進行異常處理。
6、予以索賠：計劃員將索賠結(jié)果（附差損單）上交財務(wù)

7、不予索賠：整理書面報告上交配件主管/經(jīng)理，配件主管/經(jīng)理上報服務(wù)經(jīng)理
（六）庫存管理程序（附流程圖）
1、保管員、調(diào)度員、計劃員根據(jù)入庫單、出庫單登帳，結(jié)日庫存。
2、保管員把入庫的配件驗貨上架，完成配件第三次驗貨。
3、保管員、調(diào)度員、計劃員、采購員定期對庫存配件進行庫存結(jié)構(gòu)分析，作出分析報告。
4、每月、季度進行庫存盤點，作出盤點表，盤盈盤虧書面說明，交配件主管上報公司經(jīng)理，交財務(wù)作帳目調(diào)整。
 

5、季度盤點后，進行配件報損工作。
（七）出庫程序（附流程圖）
1、調(diào)度員定期催收備料單；
2、調(diào)度員依據(jù)備料單（日常、急件）查詢庫存；
3、調(diào)度員根據(jù)庫存情況進行調(diào)配。
4、調(diào)度員根據(jù)結(jié)算方式開具四聯(lián)、五聯(lián)出庫單。
  現(xiàn)金結(jié)算：開具四聯(lián)出庫單。
一聯(lián)交庫管員提貨并留存下帳；一聯(lián)交提貨人；一聯(lián)調(diào)度員留存作帳目處理；
一聯(lián)交收款員收款后，連同款項轉(zhuǎn)財務(wù)。
掛帳方式：開具一式五聯(lián)出庫單。
          一聯(lián)交庫管員提貨并留存下帳；一聯(lián)交提貨人；一聯(lián)調(diào)度員留存作帳目處理；一聯(lián)交財務(wù)做帳務(wù)處理；一聯(lián)用于結(jié)帳。
5、調(diào)度員整理缺料單遞交計劃員。
6、發(fā)往外地貨物，配送員在發(fā)貨后要通知收貨人，將運單事后轉(zhuǎn)交收貨人。
7、掛帳單位回款：
轉(zhuǎn)帳回款：調(diào)度員持結(jié)帳聯(lián)填寫報銷單經(jīng)掛帳單位簽字確認后轉(zhuǎn)財務(wù)。
現(xiàn)金回款：收款員收款后填寫日報表交財務(wù)。
銀行匯款：調(diào)度員及時與財務(wù)聯(lián)系，確認后索要相關(guān)單據(jù)銷帳。
 

（八）配送程序（附流程圖）
1、配送員依據(jù)出庫清單驗收出庫貨物；
2、外運：
（1）驗貨后要將貨物包裝，并放入一聯(lián)出庫清單；
  （2）索取運單或簽字證明；
（3）及時通知收貨人貨物的發(fā)運時間及其它事項；
  （4）運單與其余二聯(lián)出庫清單交調(diào)度員；
（5）及時查詢貨物是否安全到達。
3.送貨：確保貨物安全、準時到達指定地點。
（1）收貨人驗貨；
（2）收貨人在出庫清單上簽字確認；
（3）出庫清單一聯(lián)交收貨人，三聯(lián)交調(diào)度員。

 
（九）零 售（附流程圖）
1、主動、熱情接待顧客，注意禮貌用語；
2、詢問顧客的需求，提取客戶所需配件；
3、向顧客詳細介紹所取配件品牌、產(chǎn)地、價格和功用；
4、顧客選定后，開具一式四聯(lián)銷售小票，交給客戶，并指引客戶持銷售小票到收款處付款；
5、收款員收款后將四聯(lián)銷售小票加蓋公章。收款員留存兩聯(lián)，交客戶兩聯(lián)；
6、銷售員依據(jù)加蓋公章的銷售小票付貨，并留存回執(zhí)聯(lián)。
8、 付貨時，銷售員要和客戶共同檢驗商品，并介紹注意事項和保質(zhì)期。   
配件管理零售程序（八）
        留存 
主動、熱情 向顧客詳細介紹水長流        四聯(lián) 收款蓋章     二聯(lián)
接待顧客 顧客選定                    顧客
                                                                二聯(lián)
          
（十）領(lǐng)料程序 
1、維修工持接車單到配件處領(lǐng)取修理用配件；
2、配件人員根據(jù)維修工的需求，收回舊件后，開據(jù)一式二聯(lián)銷售小票，注意標明車牌號等；
3、維修工簽字確認后，持二聯(lián)小票交結(jié)算員簽字確認，結(jié)算員留存一聯(lián)、交維修工一聯(lián)；
如屬三包業(yè)務(wù)，應(yīng)先經(jīng)三包索賠員簽字認可。
4、維修工持結(jié)算員簽字后的小票回執(zhí)（一聯(lián)），到銷售員處取料。
配件管理修理領(lǐng)料程序（九）

 簽字           三包
 確認
 收舊件 進制   維
             修
 持小票 （一聯(lián)） 簽字確認
 領(lǐng)料 留存一聯(lián)

 維 持 
 修 二
 工  聯(lián)
 小
 票
 

 簽字確認

（十一）配件報損管理辦法及申報流程
一、報損配件是指已經(jīng)損壞或有質(zhì)量問題或由于車型淘汰不能繼續(xù)銷售的在帳配件，且不能進行三包索賠、退貨和修復(fù)處理的。
二、報損配件的確認
在日常經(jīng)營中產(chǎn)生、月度和季度盤點中清理出的已經(jīng)損壞或有質(zhì)量問題或由于車型淘汰不能繼續(xù)銷售的配件，必需經(jīng)由服務(wù)經(jīng)理、三包索賠主管、配件主管三方鑒定，確認不能進行三包索賠、退貨和修復(fù)處理的配件方可作報損處理。
由于人為因素所造成的質(zhì)量配件不予報損批示，損失由責任人和連帶責任人承擔。例如：可作三包、退廠或修復(fù)處理的配件，未能及時做相應(yīng)處理而導(dǎo)致過期無法處理，或由于維修工操作不當，保管員保管不善，所造成的配件損壞。
三、報損配件的申報
各分子公司在每季度的配件庫存全面清點工作中，將需報損的配件整理、確認后，填制《報損配件明細表》（附三），并填寫《配件報損申請單》（附二），上報服務(wù)部配件主管；服務(wù)部配件主管鑒定審核后進入《配件報損申報流程》（附一）。
四、報損配件的處理方法
配件報損批準后，配件由申報單位暫作保管，以便服務(wù)部做進一步處理，申報單位不允許私自將報損配件丟棄、變賣。
五、激勵機制
為控制配件的報損量，減少公司的經(jīng)營損失，各公司的總經(jīng)理、服務(wù)經(jīng)理、配件主管必須嚴格控制配件的進貨計劃、及時進行異常處理（包括：運輸損壞配件、短缺配件、質(zhì)量件、錯發(fā)配件向供應(yīng)商的索賠）。
     對于所發(fā)生的配件報損損失，損失的70%由該公司承擔，總經(jīng)理承擔損失的10％，服務(wù)經(jīng)理承擔損失的10％，配件經(jīng)理（主管）承擔損失的10％。
附一 ：配件報損申報流程

附二：
配件報損申請單
填表人：
報損申請單位: 　 報損申請日期: 　
報損原因: 　

總經(jīng)理：       服務(wù)經(jīng)理：      配件經(jīng)理（主管）：
服務(wù)部處理意見 　

                
總裁處理意見 

                              
董事會處理意見 　
財務(wù)部處理意見 　

附三：
報損配件明細單(樣表)
編  碼 名稱 單位 數(shù)量 單 價 金額 供貨廠家 發(fā)生時間 損壞原因
　　 　 　 　 　 　 　 　 　
　 　 　 　 　 　 　 小計　 　
申報單位: 申報時間: 申報人:
注：報損明細按供貨單位分類