信息檔案資料管理

www.sail-shipping.com 來源：互聯網作者：俠名類別：修理廠管理時間：2013-10-22

信息檔案資料管理

1、正式文件使用公司標準文檔格式，即有標識、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真的信箋紙格式，并注明公司（部門）名稱、簽發人、發放部門、日期等。一般技術材料、培訓材料、表格等可簡化，保留公司商標即可。

2、第一行文件編號：字體宋體、右對齊、字號五號字。

3、文件編號：

（1）向上級管理部門的報告文件或對外發函：××公司（辦）字第[2005]XXX號。

（2）經理簽發的管理文檔：××公司（通）字第[2005]XXX號。

（3）銷售部管理文件：××公司（銷）字第[2005]XXX號。

（4）服務部管理文件：××公司（服）字第[2005]XXX號。

（5）財務部管理文件：××公司（財）字第[2005]XXX號。

文件編號由總經理秘書統一進行編號。一般事務性聯絡可使用《工作聯絡單》，不必統一編號。

4、文件標題：字體黑體、居中、加粗，字號小二號。

5、正文：字體宋體、字號小四號、行距1.5倍。

6、簽發：公司通用管理文件及對外公文或函件由總經理簽發；各部門管理文件交總經理審核后由部門經理（主管）簽發。

7、發放：正式文件發放到各部門或班組需有文件發放記錄。

8、保存：公司所有文件（報送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發出及接收的文件）副本由總經理秘書統一保存。

9、傳真：對外發傳真，統一使用公司標準文檔格式，傳真前附上附頁，說明傳真目的、主題等。

10、借閱：因工作需要借閱文檔，由借閱人申請，經文檔管理部門負責人批準后辦理借閱手續，借閱和歸還要進行登記。

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